التصديق علي التوكيلات والإقرارات وتوقيعات المواطنين

والوثائق والمحررات غيرالتجارية ومستندات المنظمات غير الحكومية

ترجو القنصلية ان يكون اثبات الشخصية المستخدم  فى المعاملات ساريا

          تهدي قنصلية جمهورية مصر أطيب تحياتها وتتشرف بالإحاطة بما يلي:

1.      تقوم القنصلية بالتصديق علي  توقيعات المواطنين علي التوكيلات والإقرارات المختلفة والتصديق علي الوثائق والمحررات غيرالتجارية) مثل  عقود الزواج وشهادات الميلاد والوفاة الصادرة من السلطات الأمريكية وعقود العمل والشهادات المرضية والشهادات الدراسية (. تستغرق عملية التصديق يومى عمل بالقنصلية إذا تمت عن طريق البريد، وتتم في نفس اليوم لمن يحضر إلى القنصلية بنفسه.

 تعليمات خدمات التصديق :

أولا: التصديق علي  توقيعات المواطنين

1.      التوكيل هو تفويض يمنحه الموكل إلي الموكل إليه بتمثيله والإنابة عنه في مسائل أو موضوعات معينة ، بينما الإقرار هو تقرير شخص  كتابة بشيء ما في موضوع معين.

هناك العديد من أشكال التوكيلات مثل:

·        توكيل رسمي عام ) يجب طباعة الصفحتين علي وجهي ورقة واحدة(

أولا: توكيل عام من شخص واحد لشخص واحد ==<  الصفحةالأولي   الصفحةالثانية      التوكيل باللغة الإنجليزية

ثانيا: توكيل عام من عدة أشخاص لشخص واحد ==<  الصفحةالأولي  الصفحةالثانية      التوكيل باللغة الإنجليزية

ثالثا: توكيل عام من شخص واحد لعدة أشخاص ==<  الصفحةالأولي   الصفحةالثانية      التوكيل باللغة الإنجليزية

·        توكيل قضائي لاستخدامه في المحاكم المصرية

أولا: توكيل قضائي من شخص واحد لمحامي واحد       باللغة الإنجليزية

ثانيا: توكيل قضائي من عدة أشخاص لمحامي واحد              توكيل قضائي من عدة أشخاص لمحامي باللغة الإنجليزية

ثالثا: توكيل قضائي من شخص واحد لعدة محامين                توكيل قضائي من شخص لعدة محامين باللغة الإنجليزية 

·        توكيل  بنوك لاستخدامه أمام البنوك المصرية

أولا: توكيل بنك من شخص واحد لشخص واحد                   توكيل بنك من شخص واحد لشخص باللغة الإنجليزية     

ثانيا: توكيل بنك من عدة أشخاص لشخص واحد                  توكيل بنك من عدة أشخاص لشخص باللغة الإنجليزية

ثالثا: توكيل بنك من شخص واحد لعدة أشخاص                   توكيل بنك من شخص واحد لأشخاص باللغة الإنجليزية

·        توكيل بيع سيارة                                                          توكيل بيع سيارة باللغة الإنجليزية

·        توكيل للزواج                                                             توكيل زواج باللغة الإنجليزية

·        توكيل للطلاق                                                                     توكيل طلاق باللغة الإنجليزية

·        توكيل لتركيب خط تليفون                                        توكيل تركيب التليفون باللغة الإنجليزية

·        توكيل عمومي يستخدم لأي غرض                                   توكيل عمومي باللغة الإنجليزية

·        نموذج إلغاء توكيل                                                               إلغاء توكيل باللغة الإنجليزية

هناك العديد من أشكال الإقرارات مثل:

·        إقرار بالموافقة علي استخراج جواز سفر للزوجة والسماح لها بالسفر للخارج

·        إقرار بالموافقة علي إضافة الأبناء لجواز سفر الأم

·        إقرار بالبقاء علي قيد الحياة) لأصحاب المعاشات(

2.      يمكن أن يكون التوكيل من شخص واحد أو عدة أشخاص إلي شخص واحد أو عدة أشخاص علي أن ينص أنهم مجتمعين أو منفردين.

3.      لا تقوم القنصلية بالتصديق علي صور المستندات أو صور التوقيعات ولكن يجب أن يكون أصل التوقيع لصاحب الشأن علي أصل المستند المطلوب التصديق عليه.

4.      عند إضافة أو حذف أي عبارة أو جملة علي نموذج التوكيل أو الإقرار  يجب قيام الموكل أو المقر بالتوقيع بجانبها .

5.      ملاحظات:

·        بالرغم من أن التوكيل العام مذكور فيه أنه يمكن استخدامه في البنوك إلا أن البنوك لا تقبل استخدامه إلا إذا تم إضافة جملة بخط اليد موقعا عليها من صاحب التوكيل تفيد بموافقته علي ذلك مثل " وللوكيل الحق في سحب وإيداع أية مبالغ خاصة بي من كافة أنواع الحسابات وشهادات الاستثمار بكافة البنوك المصرية " أو أي جملة أخري يراها صاحب التوكيل.

·        عند التوقيع علي أي توكيل خاص بالبنوك لسحب وإيداع أية مبالغ من الحسابات المفتوحة لدي أحد البنوك المصرية ، يجب ملاحظة أن يكون توقيع الشخص أو الأشخاص الموكلين مطابق لنموذج التوقيعات السابق إبلاغها للبنك والخاص بهذه الحسابات وإلا سيرفض البنك قبول هذا التوكيل حتى ولو كانت القنصلية قد صدقت عليه.   

6.      عند رغبة أي مواطن في إلغاء أي توكيل سبق أن قام به لشخص آخر في مصر أو بالخارج  يجب عليه أن يقوم بطباعة نموذج إلغاء التوكيل والتوقيع والتصديق عليه من القنصلية  بنفس الأسلوب مع تقديم صورة من التوكيل الذى يرغب فى إلغائه،  علي أن يتولى هو إبلاغ الشخص الموكل إليه بإلغاء التوكيل دون أي مسئولية علي القنصلية. 

7.      يتم التصديق علي أي توكيل أو إقرار بإحدى طريقتين:

·        حضور صاحب الطلب شخصيا للقنصلية والتوقيع أمام الموظف المختص مع تقديم إثبات شخصيته المصري (جواز السفر/البطاقة الشخصية أو العائلية).

·        عن طريق البريد يلزم إرسال صورة من جواز السفر المصرى أو البطاقة الشخصية أو العائلية، و التصديق علي التوكيلات والإقرارات من ثلاث جهات متتالية ،  وهي:

عند التصديق على أى توكيل أو إقرار سواء كان إداري أو قضائي أو عقد أو شهادات إدارية أو التصديق على توكيل به "شق مالي" أي بيع وشراء وصرف من البنوك أو إيداع أو شراء سيارة أو عقار أو صرف أموال أو استحقاقات معاش، يجب التصديـق عليـه مـن Secretary of State  +    County Clerk +  Notary Public   ثم يرسل للقنصلية لإتمام التصديق.

الموثق العام Notary Public حيث يقوم بالتصديق علي المستند بعد الإطلاع علي إثبات شخصية الشخص الذي وقع أمامه ، ويلاحظ أنه يجب أن يقوم الموثق العام بكتابة اسم الشخص الذي وقع أمامه باللغة الإنجليزية علي أصل المستند أو علي صفحة إضافية يقوم بإرفاقها بالمستند.

8.      في بعض الاحيان يرفض الموثق العام Notary Public التوقيع علي التوكيلات والاقرارات المكتوبة باللغة العربية لعدم فهمه محتواها ويمكن هنا محاولة العثور علي موثق عام Notary public يفهم اللغة العربية ، أو بالقيام بطباعة كل من النسخة العربية والنسخة الانجليزية معا للتوكيل أو الاقرار واستيفاء بياناتهما معا وتوقيع الموثق العام Notary Public  علي أي من النسختين أو كلاهما وارسالهما معا بعد ذلك للقنصلية للتصديق عليهما معا كوثيقة واحدة. 

ثانيا: التصديق علي  الوثائق والمحررات غير  التجارية ومستندات المنظمات غير الحكومية

تختلف طريقة التعامل مع الوثائق والمحررات غيرالتجارية حسب نوعها كما يلي:

1.      الشهادات المدرسية التي تقل عن الثانوية العامة الأمريكي (حتى سنة 11 بالمدرسة)  يجب التصديق عليها أولا من المنطقة التعليمية School District التابعة لها المدرسة و مكتب Secretary of State أما الشهادات الدراسية اعتبارا من الثانوية العامة الأمريكية(سنة 12 و 13) والشهادات الجامعية وشهادات الماجستير والدكتوراه  يجب التصديق عليها أولا من المكتب الثقافي بواشنطن ، ولابد أن يرسل من الشهادة الدراسية صورة من جواز سفر الطالب وصورة من جواز سفر والديه.

2.   تصدق القنصلية مباشرة على عقود الزواج وشهادات الميلاد والوفاة الصادرة من السلطات الرسمية الأمريكية بولايات الساحل الغربى، ويراعى أن يتم إرسال صورة من جوازات سفر الوالدين وعقد زواجهما عند إرسال شهادة ميلاد أمريكية لأحد أبنائهما للتصديق عليها من القنصلية، ويراعى أن يرسل أصل جواز السفر المصرى للمتوفى فى حالة طلب  التصديق على شهادة وفاة وذلك لإلغائه ثم إعادته إلى أسرة المتوفى.

3.      باقي الوثائق والمحررات يجب التصديق عليها أولا من الجهات التالية وهي:

1.      الموثق العام Notary Public حيث يقوم بالتصديق علي المستند ، ويلاحظ أنه يجب أن يقوم الموثق العام بكتابة أسم الشخص الذي وقع أمامه باللغة الإنجليزية علي أصل المستند أو علي صفحة إضافية يقوم بإرفاقها بالمستند.

2.      ختم وتوقيع مكتب وزارة الخارجية بالولاية أو مكتب Secretary of State التابع له الموثق العام حيث يقر بصحة توقيعه. وبالنسبة لمستندات المنظمات غير الحكومية التى ترغب فى العمل فى مصر فيجب تقديم نسخة موثقة (صورة طبق الأصل معتمدةار) من المستندات التى تقدمها مثل خطابات (articles of incorporation, by laws, board of directors list, representative in Egypt authorization letter and proof of tax exemption in the USA). 

2.      ترسل صورة جواز السفر المصري للشخص الموكل مع التوكيل أو الإقرار.

3.      مبلغ 25 دولار بشيك مقبول الدفع Money Order أو  Cashier check باسم القنصلية وتعتذر القنصلية عن عدم قبول الشيكات الشخصية.

4.      بالنسبة لطلبات البريد يلزم إرسال مظروف بحجم مناسب عليه الاسم والعنوان على أن يكون  مدفوع مقدما Prepaid express mail لإرسال المستندات بعد التصديق عليها  والقنصلية غير مسئولة عن أى نوع بريد آخر يرسله المواطن لهذا المظروف. تستغرق عملية القيد يومين بالقنصلية إذا تمت عن طريق البريد ، وتتم في نفس اليوم لمن يحضر إلى القنصلية بنفسهيتم التصديق في نفس اليوم لمن يحضر إلى القنصلية بنفسه ، ويستغرق يومين إذا تم عن طريق البريد.

أسئلة شائعة

ما هي الإجراءات الواجب إتباعها لاستخدام التوكيلات في مصر؟

يجب التصديق علي التوكيلات والإقرارات التي تصدر عن قنصلياتنا بالخارج من أحد مكاتب تصديقات وزارة الخارجية بمصر والمنتشرة بالقاهرة والإسكندرية والمحافظات وذلك نظير رسم 11 جنيه مصري لكل تصديق .

ما هو الحل في حالة عدم وجود نموذج للتوكيل أو الإقرار المطلوب عمله؟

في حالة عدم وجود نموذج للتوكيل أو الإقرار المطلوب عمله ، يمكن القيام بطباعة نموذج التوكيل العمومي والقيام باستيفاء بياناته ، كما يمكن كتابة التوكيل أو الإقرار بخط اليد وأتباع الإجراءات المطلوبة والسابق ذكرها لتصديق القنصلية عليها.

هل يمكن تصديق القنصلية علي توكيل أو إقرار بلغة أجنبية غير العربية؟

يمكن للقنصلية التصديق علي التوكيلات والإقرار المكتوبة بلغة أجنبية مفهومة لأعضاء القنصلية والمستوفية كافة الشروط السابق ذكرها للتصديق عليها ، إلا انه لاستخدام هذه التوكيلات أو الإقرارات في مصر فيجب أن تكون باللغة العربية وإلا فستطلب السلطات المصرية ترجمتها لدي إحدى مكاتب الترجمة المعتمدة في مصر.

هل يمكن استخدام التوكيلات التي تصدر عن القنصليات المصرية في أي دولة أخري غير جمهورية مصر العربية؟

يمكن استخدام التوكيلات التي تصدر عن القنصليات المصرية في أي دولة أخري غير جمهورية مصر العربية وذلك بشرط قيام قنصلية هذه الدولة بالخارج بالتصديق علي هذا التوكيل بعد تصديق القنصلية المصرية عليه.

هل يفضل عمل توكيل عام لاستخدامه في جميع الحالات؟

التوكيل العام يتيح للموكل إليه حرية التصرف بالبيع والشراء وخلافه في كافة أملاك الموكل ، لذا فالقنصلية تنصح باستمرار بعدم اللجوء للتوكيلات العامة إلا  إذا كانت هناك ضرورة لذلك ، وتوصي القنصلية دائما بتحديد التوكيل فقط للغرض المطلوب منه بصورة دقيقة وواضحة.

هل التوكيل العام يمكن استخدامه في حالات الزواج والطلاق والتعامل مع وزارة الداخلية والتجنيد وبعض الجهات الأخرى؟

لا يمكن استخدام التوكيل العام في حالات الزواج والطلاق والتعامل مع وزارة الداخلية والتجنيد وبعض الجهات الأخرى بمصر ، ويجب استخراج توكيل مستقل لكل من هذه الجهات يحدد فيه الغرض من هذا التوكيل بصورة دقيقة وواضحة.

ما هو الحل في حالة رفض موثق العقود Notary Public التصديق علي المستند لأنه باللغة العربية وهو لا يفهم محتواها؟

في حالة رفض موثق العقود Notary Public التصديق علي المستند لأنه باللغة العربية وهو لا يفهم محتواها ، يجب البحث عن موثق العقود Notary Public من أصل عربي يمكنه فهم محتوي المستند ، أو يمكن عمل ترجمة للمستند باللغة الإنجليزية والتوقيع علي كل من الأصل العربي والترجمة وتدبيسهما معا والتصديق عليهم من موثق العقود Notary Public وأتباع الإجراءات المطلوبة والسابق ذكرها لتصديق القنصلية علي المستند.

هل يمكن قبول القنصلية التصديق علي التوكيلات أو الإقرارات التي يقوم موثق العقود Notary Public بالتصديق عليها علي ورقة منفصلة؟

في بعض الحالات يقوم موثق العقود Notary Public بإثبات اسم الشخص أو الأشخاص الذين قاموا بالتوقيع أمامه علي ورقة منفصلة يتم تدبيسها مع التوكيل أو الإقرار و تقبل القنصلية التصديق علي هذة المستندات بشرط قيام  موثق العقود Notary Public  بوضع خاتم المكتب علي المستند نفسه.

ما هي الإجراءات الواجب اتباعها لإصدار إعلام وراثة لمن توفي بمصر أو في الخارج وله ورثة شرعيين لتركته من أموال وعقارات وخلافه1

إعلام الوراثة هو حكم يصدر من أحد المحاكم المصرية وذلك لتحديد الورثة الشرعيين لأحد المتوفيين  ونصيب كل وريث من تركة المتوفى ، لذا يجب علي الورثة عمل توكيل قضائي لأحد المحامين في مصر وذلك لاستخدامه أمام المحاكم المصرية واستخراج إعلام الوراثة المطلوب.

هل يمكن كتابة الوصية والتصديق عليها من القنصلية؟

يمكن للمصريين كتابة الوصية الخاصة بهم والتصديق علي توقيعهم علي هذه الوصية من القنصلية واتباع الإجراءات المطلوبة والسابق ذكرها لتصديق القنصلية عليها.

ما هي أنسب وسيلة لإرسال التوكيلات والإقرارات إلي مصر؟

تلقت القنصلية العديد من شكاوي المواطنين بفقد خطاباتهم التي يرسلونها عن طريق البريد إلي مصر ( سواء البريد العادي أو المسجل أو السريع ) ، لذا فالقنصلية لا توصي باستخدام البريد بجميع أشكاله ( سواء بريد عادي أو مسجل أو سريع ) لإرسال التوكيلات والإقرارات إلي مصر نظرا لأهميتها وحتى لا تقع في يد من قد يسيء استخدامها ، ويمكن للمواطنين اختيار أي أسلوب آخر يرونه لإرسال هذه الأوراق الهامة إلي مصر.